RPA: O futuro das empresas

 RPA: O futuro das empresas   RPA Corporation - Automação Robótica de Processos RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que tem de...

 RPA: O futuro das empresas

  RPA Corporation - Automação Robótica de Processos

RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que tem despertado enorme interesse de empresas e funcionários. No entanto, com o surgimento da pandemia de Covid-19 e a implementação do trabalho remoto, as empresas precisaram encontrar soluções capazes de automatizar os processos e torná-los mais rápidos e eficientes. De acordo com a Pwc, desde 2020, 76% das organizações avançaram para soluções de automação.

A eficiência do processo, o tempo e a crescente pressão sobre os custos estão entre os motivos pelos quais as organizações optam por buscar soluções de automação.

Embora a tecnologia RPA tenha crescido exponencialmente no mundo, ainda existe um grande desconhecimento e desconfiança por parte das pequenas e médias empresas portuguesas, pelo que importa desmistificar o que é RPA e os benefícios que esta tecnologia trará para os empresas e funcionários.

Organizações com grande volume de trabalho administrativo, ou seja, com processamento de faturas, gestão de clientes, conciliação bancária, gestão de estoque ou outras tarefas altamente burocráticas e repetitivas, já estão ganhando muito com a implementação da automação robótica de processos.

É importante notar que o RPA não visa substituir os recursos humanos, mas sim remover a carga administrativa repetitiva deles, permitindo que eles usem seu tempo para tarefas criativas, pensamento crítico e inovação.

Segundo a Deloitte, 63% das empresas planejam buscar um parceiro de TI para implementar a tecnologia RPA. O principal objetivo desta tecnologia é a integração na gestão corporativa, o que permite agilizar as operações e ganhar tempo. Desta forma, os colaboradores, que são o principal recurso das empresas, poderão desempenhar outras tarefas de maior valor acrescentado para o desenvolvimento da organização.

Automação robótica de processos na empresa

Especializada em transformação digital e tecnologia RPA, a empresa está pronta para atender às suas necessidades e encontrar as melhores soluções para melhorar a dinâmica da sua empresa.

RPA: Automação Robótica de Processos

Robotic Process Automation (RPA) nas empresas e seu impacto na indústria

 

Robotic Process Automation (RPA) está mudando a forma como as empresas operam. Os bots de RPA se comunicam com sistemas e aplicativos para simplificar processos e reduzir a carga de trabalho dos humanos. A seguir, explicamos como funciona e quais são suas vantagens.

RPA

A tecnologia RPA impulsionará a automação de processos e libertará os humanos de tarefas mecânicas.

As melhorias de produtividade têm sido constantes nas últimas décadas. Com a transformação digital em geral e a automação de processos em particular, realizar tarefas mais complexas custa cada vez menos tempo e dinheiro. Tarefas repetitivas que antes exigiam uma ou mais pessoas para executar agora podem ser programadas nos sistemas de computador da empresa e executadas automaticamente.

O que é RPA

Se falamos de Robotic Process Automation (RPA), estamos nos referindo a um método para automatizar processos de transações com base em regras específicas. Pense em um funcionário usando software de contabilidade, CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), planejamento de recursos empresariais (ERP) ou qualquer outro aplicativo de negócios e pergunte a nós mesmos: o trabalho deles pode ser automatizado? O RPA responde sim, pelo menos para as tarefas mais mecânicas.

O RPA é o próximo passo lógico para reduzir significativamente a necessidade de os trabalhadores realizarem tarefas baseadas em regras em larga escala.

A automação convencional executa apenas instruções predefinidas, o que limita a gama de tarefas que podem ser automatizadas. A RPA mudará isso e será um componente-chave da hiperautomação. Combinado com inteligência artificial, aprendizado de máquina e big data, os robôs em um futuro muito próximo aprenderão com os processos atuais, o que lhes permitirá resolver problemas à medida que surgirem.

Automação e robótica

Automação não deve ser confundida com robótica. Conhecer as diferenças entre as duas é importante na hora de implementar uma dessas técnicas, dada a sua eficácia. A automação de processos oferece excelente confiabilidade e produtividade quando se trata de trabalhar em ambientes estruturados, enquanto a robótica oferece a vantagem de ganhar independência de decisão, permitindo trabalhar em ambientes mais diversos.

Automação do processo

A evolução da automação de processos.

  

Como funciona o RPA e sua integração na empresa

Implementar a automação de processos robóticos em uma organização requer a adaptação tanto da tecnologia quanto do organograma. Abaixo, listamos alguns dos principais aspectos principais:

Os desenvolvedores de processos definem as tarefas que o RPA fará.

Um sistema chamado gerenciador de bots atribui e monitora tarefas específicas.

Os aplicativos de computador são as plataformas pelas quais os bots e os usuários interagem.

Robôs ou softwares interagem com os aplicativos da empresa.

Os usuários interagem com aplicativos e resolvem incidentes escalados pelo bot.

Quais são as áreas de aplicação da tecnologia RPA? Que processos podem ou tendem a ser automatizados hoje? Citamos algumas delas: operações de vendas, operações de compras, mediação e comunicação com fornecedores, conciliação de registros contábeis e extratos bancários, comparação de preços de insumos, gestão de folha de pagamento, relatórios, atendimento ao cliente, etc. setores da indústria: financeiro e bancário, energia, seguros, saúde, manufatura, logística, tecnologia e telecomunicações, entre outros.

Ferramentas RPA

As ferramentas RPA são aplicativos de software nos quais os usuários podem configurar tarefas para serem executadas automaticamente por bots. Embora alguns desses aplicativos exijam habilidades de programação específicas, há outros que fornecem a capacidade de usar linguagem natural ou interfaces de usuário simples. Em geral, deve ter as seguintes características:

  segurança

Gerencie credenciais de usuário e forneça criptografia e controles de acesso.

  Compatibilidade

Capacidade de interagir com a maioria dos aplicativos corporativos do mercado.

  escalabilidade

Adaptabilidade para gerenciar um número crescente de aplicativos e tarefas.

  Fácil de usar

A interface gráfica deve ser fácil de usar para programadores e não programadores.

A RPA é compatível com outras tecnologias que fazem parte da chamada Quarta Revolução Industrial, dentre as quais podemos citar: Big Data, Inteligência Artificial, Machine Learning, Internet das Coisas, Chatbots, Digital Twins, Cobots, etc.

Vantagens do RPA

De acordo com a consultoria Deloitte, o RPA oferece às empresas os seguintes benefícios:

Permite realizar tarefas 24 horas por dia, 7 dias por semana, de forma precisa, possibilitando otimizar processos, melhorar a qualidade, reduzir prazos de entrega e gerenciar melhor os períodos de pico de demanda.

Liberta os trabalhadores de tarefas repetitivas e desenvolve novas competências e projetos com maior valor acrescentado.

Facilita a terceirização (captação) de processos que anteriormente foram terceirizados para fornecedores, permitindo que eles recuperem o controle sobre eles.

Facilita o monitoramento das tarefas e o status das auditorias, além de eliminar possíveis inconsistências entre os dados.

Melhora a rentabilidade ao obter um retorno do investimento alto e de curto prazo, porque, em geral, não implica em altos custos de integração.

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O que é Robotic Process Automation (RPA) e como ela se integra ao BPMS

Quando falamos em automação de processos, a tecnologia RPA é um acrônimo para Robotic Process Automation. Ou seja, uma técnica que visa acelerar ainda mais a implementação das atividades dentro do processo. Resumindo, digo que RPA é um robô, em forma de programa, que realiza tarefas ao invés de uma pessoa.

 

RPA - Automação Robótica de Processos

Nos últimos anos, a presença da tecnologia nas empresas, e até mesmo no dia a dia, cresceu exponencialmente. De muitas maneiras, isso se beneficiou muito com o desempenho das empresas, que passaram a contar com mais ferramentas para desempenhar suas funções. Seguindo essa tendência, um novo conceito de TI surgiu para melhorar esses resultados: Robotic Process Automation, abreviado como RPA.

Tecnologia RPA e mãos humanas

Robôs são encontrados em toda a indústria, na montagem de carros, na fabricação de milhares de itens. Então, por que não trazer essas tecnologias para nossas tarefas no escritório? Na verdade, o RPA é um novo passo para gerenciar operações e alcançar produtividade.

O que é RPA?

O RPA permite que informações sejam trocadas entre sistemas sem a necessidade de criar uma interface entre eles. Ou seja, ele captura qualquer informação, em qualquer site ou aplicativo, e navega como se fosse um usuário normal.

Existem dados que mostram que quando você automatiza um processo, você pode reduzir as tarefas manuais desse processo em 5-20%. E com a tecnologia RPA, esse número chega a 40%.

O robô (RPA) pode efetivamente realizar o seguinte:

• Tarefas recorrentes em geral
• Navegando em sistemas web
• Dê suporte aos sistemas de seus clientes e fornecedores
• Extrair informações de outros sistemas e fornecer o sistema interno
• Integre entre sistemas sem a necessidade de desenvolvimento ou customização
• Enviar e receber e-mails
• gerenciamento de eventos
• Capture documentos e transforme-os em dados estruturados

E muito mais…

Maravilhoso, parece coisa de outro mundo não é mesmo!

calma. Não estou falando exatamente desses bots que são visíveis em sua forma física. Robotic Process Automation é um "robô virtual" que está localizado dentro de uma ferramenta de automação de processos. Ele (o sistema) inicia a execução das atividades operacionais e rotineiras e deixa os funcionários livres para realizar as atividades estratégicas que exigem planos e análises detalhados.

Automação de processos robóticos no mercado por números

Antes de continuar falando sobre essa tecnologia, gostaria de compartilhar com vocês alguns números que o mercado traz para o uso desse recurso. Você pode se surpreender com eles!

De acordo com um relatório da McKinsey & CO, 800 milhões de trabalhadores (ou seja, 1/5 da força de trabalho) podem ser substituídos por robôs até 2030.

Ainda de acordo com a McKinsey & CO, 30% das tarefas realizadas nas organizações só rodam e podem ser automatizadas com RPAs.

O Gartner informa que até 2021, 90% das médias e grandes empresas terão pelo menos uma operação apoiada por RPAs.

A Forrester Research diz que até 2021, mais de 5 milhões de robôs estarão em produção em grandes empresas.

Impressionante, não é?

Quais são as três vantagens de usar a tecnologia RPA para os negócios?

Obviamente as vantagens não se limitam a 3. Posso citar 10, 20 ou 30. Quem não gostaria de um robô virtual para realizar suas atividades burocráticas e rotineiras? Reduzir sua caixa de entrada de e-mail? Reduzir o Gerenciador de Tarefas?

Que sonho! Por isso, listei aqui 3 grandes vantagens que o uso da tecnologia RPA pode trazer para o seu negócio. um olhar:

Otimização de custos e tempo

Tempo, capital e profissionais são os principais recursos dentro de uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento de mercado. Por isso, é importante pensar em como fazer com que o investimento de cada um desses três recursos gere o máximo de retorno possível.

Um sistema robótico de automação de processos contribui significativamente para a produtividade e os resultados da equipe. Porque ao transferir certas responsabilidades de um humano para uma máquina, você obtém melhor desempenho em tarefas repetitivas. Além disso, libera sua equipe para trabalhar em outras frentes, como melhorar seus produtos e serviços e analisar dados para melhorar a satisfação do cliente.

 

redução de risco

Outra questão que toda empresa deve considerar é o nível de risco de algumas tarefas, principalmente aquelas associadas a erros humanos e falhas de análise. Por exemplo, com que frequência você realiza uma atividade mais de uma vez para gerar retrabalho? Vou dar um exemplo muito crucial, cobrança errada, contas esquecidas, pagamento duplicado, etc.

Quase todas as operações dentro da empresa têm suas atividades mais arriscadas. Essas atividades merecem mais atenção. Ao contrário dos humanos, os bots RPA não se cansam e não cometem erros. Portanto, ao usar o mecanismo de processo automatizado

Como ferramenta para essas tarefas perigosas, você reduz significativamente a taxa de erro. Isso porque, além de não ser afetado pela fadiga, o aparelho não é afetado pelo excesso de informações.

Flexibilidade

Por fim, muitos sistemas de gestão são úteis apenas para um determinado setor e para empresas de determinado porte. Isso significa que, uma vez que seu negócio comece a crescer ou precise mudar sua estrutura, a ferramenta antiga não será mais útil.

Por outro lado, ao usar um sistema de automação de processos robótico, você terá mais flexibilidade. Este tipo de ferramenta pode ser combinado com outros softwares de gestão dentro da sua empresa e pode ser aplicado em diferentes níveis, permitindo que você o utilize por um período maior sem um grande investimento adicional.

Poucos benefícios!

Por último, mas não menos importante, gostaria de compartilhar mais uma informação com você. A Protiviti/ESI ThoughtLab realizou um estudo global sobre a implementação de RPA. Nesse estudo foi mencionado o seguinte:

22% dos entrevistados acreditam que a principal vantagem da tecnologia RPA é aumentar a produtividade dos funcionários;

16% acreditam que a tecnologia RPA melhora a qualidade do produto oferecido ao cliente;

15% afirmam que o uso dessa tecnologia permite que a empresa ocupe uma posição forte no mercado;

12% dos entrevistados disseram que a satisfação do cliente está melhorando, o que é outra vantagem desse recurso;

11% acreditam que implementar a automação de processos robóticos em processos corporativos aumenta a velocidade dos processos de negócios.

Onde os RPAs são usados

Os processos de automação de processos robóticos são utilizados nos mais diversos setores. Certamente você entra em contato com um robô diariamente e nem percebe. Veja na imagem abaixo alguns exemplos de indústrias que usam a tecnologia RPA:

Quem usa a tecnologia RPA?

Você precisa usar RPA se:

Pretende expandir o seu negócio?

Com a tecnologia RPA, você pode escalar seus negócios sem precisar aumentar sua equipe. De acordo com sua necessidade e demanda, você pode especificar que um determinado processo seja executado 24 horas por dia, por exemplo.

Você precisa ou deseja trabalhar continuamente 24 horas por dia, 7 dias por semana

Os robôs podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana. Então, digamos que você tenha uma atividade que precise ou possa ser realizada sem interrupção, como a emissão de nota fiscal, por exemplo. Ou, outro exemplo é o caso de negócios online que não param nos finais de semana.

Necessidade de reduzir custos dentro da empresa

Quando dizemos que com a tecnologia RPA reduz em 40% as tarefas humanas e elimina erros no processo, além de fazê-lo funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana sem a necessidade de recursos (eletricidade, água, aluguel), na verdade estamos incluindo as mais diversas fontes para redução de custos e crescimento de receita. não é?

Você precisa fazer melhor uso da mente das pessoas

Este é o ponto principal do negócio. Isso significa que pessoas que realizam atividades repetitivas podem passar a dedicar seu tempo a atividades mais nobres, como melhorar processos e acelerar negócios. A respeito?

O que é Robotic Process Automation (RPA) e como ela se integra ao BPMS

Por onde começar a usar o RPA?

Antes de continuarmos, vale lembrar que uma das principais vantagens da automação de processos, usando ou não a tecnologia RPA, é a capacidade de reduzir o volume de tarefas humanas. Dessa forma, conseguimos focar nossos esforços em atividades mais estratégicas e menos operacionais.

Agora, se a automação de processos é boa o suficiente, imagine usar essa tecnologia? Eu diria que a dupla é difícil de bater. Sua organização só pode se beneficiar disso. Pensando nisso, listamos 4 maneiras de começar a usar a tecnologia RPA em seu negócio. um olhar:

Tarefas repetitivas

Se o principal objetivo do RPA é fazer uma atividade rodar rapidamente, por que não usá-lo para processos com tarefas repetitivas? Portanto, é altamente recomendável usá-lo nessas situações.

Um exemplo seria consultar dados de registro, por exemplo. Essa atividade é essencial para o seu negócio, mas não agrega valor a quem a faz. Com a tecnologia RPA, a necessidade de esforço humano é reduzida e os colaboradores podem se preocupar em desenvolver ações empresariais criativas, inovadoras e estratégicas.

Operações com alto volume de erros

"errar é humano". Com certeza você já ouviu essa frase. Bem, algumas das operações que são realizadas na rotina de trabalho são propensas a uma série de erros. As consequências são variadas: do operacional ao financeiro. Essa situação torna-se mais tangível quando a equipe passa por um período de fadiga, com muitas atividades a serem introduzidas. Por outro lado, nossa tecnologia RPA reduz esses riscos, pois o bot não se cansa e, portanto, não comete erros. Além disso, ele só desliga quando está desligado.

Operações com captura de informações em sites e/ou sistemas externos

Um dos usos do RPA é usá-lo para pesquisar e capturar informações em sites ou sistemas externos e navegar de forma independente por esses sites. Essa alternativa é muito importante para a obtenção de informações relevantes, principalmente quando é necessário verificar muitos dados. Por exemplo, podemos citar extrair o CEP do site do serviço postal para registrar um endereço. Fazer essa atividade manualmente é bastante prático. Que tal delegar isso ao robô?

Operações ou tarefas de alta complexidade

Fazer um grande número de atividades complexas de forma simultânea e eficiente não é algo que você pode aguentar por muito tempo, não é? O estresse, em algum momento, acaba afetando o resultado, principalmente em atividades muito complexas que exigem atenção. Este é outro caso de uso de automação de processos robóticos. Assim, garantimos que as atividades sejam realizadas de forma simultânea e rápida, sem o risco de fadiga afetar nosso robô.

Alguns casos de uso de RPA

Como sei que nem sempre é fácil fazer uma ligação entre o que se diz e o que se pode fazer, resolvi dar alguns exemplos práticos de atividades que poderiam utilizar este recurso. Confira:

• Acompanhamento diário com diversos fornecedores para confirmação de recebimento de materiais;
• Efetuar a liquidação diária dos pagamentos efetuados no dia;
• Para cada novo recurso, preencha os dados cadastrais;
• Extraindo dados de diferentes sistemas de relatórios;
• Incluir todas as solicitações de propostas recebidas por e-mail nos diversos sistemas legados;

E muito mais!

Alguns resultados foram obtidos usando RPA. tecnologia

Não apenas as expectativas do mercado e o uso de exemplos de casos podem mudar ou influenciar alguém a adotar essa tecnologia. Além disso, se você é alguém que só acredita em assistir, resolvi trazer alguns dos resultados já obtidos por quem usa esse recurso no dia a dia.

Na criação de comprovantes de pagamento, uma organização já reduziu o tempo de processo em 70%, passou a realizar essa atividade em 3 minutos e obteve economia anual de R$ 1,5 milhão;

Outra organização reduziu o tempo de atendimento em 65% para o primeiro contato com o cliente em sua Ouvidoria, resultando em uma economia anual de R$ 2 milhões;

Em outra organização, no processo de atendimento ao cliente de atribuição de direitos de carro, houve redução de 95% no tempo de atendimento, que é uma mudança de 43 para 2 minutos para atendimento. A economia com essa implementação foi de R$ 10 milhões anuais.

Nada mal, certo?

BPMS + RPA's, devemos fundir?

Se você acompanha nosso blog, já deve saber o que é BPMS. Mas vale lembrar: O Business Process Management System nada mais é do que um suporte técnico de BPM. Qualquer software que permita automatizar os processos de negócios da empresa.

Falando um pouco mais detalhadamente, usando o BPMS é possível: planejar, implementar e monitorar as operações da empresa, gerenciar o fluxo de informações e as atividades do negócio. Além do programa BPM (BPMS), é possível integrar diversas tecnologias, incluindo RPA.

 Integrando BPMS com RPA

Como a automação de processos robóticos (RPA) pode ser integrada ao BPMS?

BPM é um método de reestruturação de métodos, organizando processos que antes eram reproduzidos em papel, e-mails, planilhas, etc. certo? Para que o RPA seja adotado em uma organização para melhorar os processos, é indicado o seguinte:

Através da metodologia BPM, identifique os processos que podem ser automatizados

O processo deve ser modelado.

Após a modelagem, a automação deve ser feita no software BPMS

Na automação, são definidas as operações que podem ser realizadas com o auxílio de RPA e bingo!

BPMS e RPA são duas ferramentas que vieram para ficar. É fato que as empresas que adotam inovações tecnológicas e reestruturam processos de negócios estão avançando. Sempre com o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir custos e otimizar o tempo para melhor aproveitamento do capital humano. Deve-se notar, no entanto, que um não substitui o outro. Para fornecer às organizações um melhor resultado, elas serão imbatíveis se forem adotadas em conjunto.

Como uma combinação de RPA e BPMS pode contribuir para a produtividade de uma empresa?

As Ferramentas de Gestão de Processos de Negócios, ou BPMS, são softwares poderosos que facilitam a profissionalização da gestão e uma perspectiva empresarial abrangente.

Por meio do BPMS, é possível ver com clareza a estrutura de geração de valor da empresa e entender os principais ajustes que precisam ser feitos para melhorar os resultados do trabalho realizado. E quando combinado com RPA, o BPMS é ainda mais útil. Ao transferir atividades para robôs, as incertezas são reduzidas e o gerenciamento se torna mais preciso.

RPA é o melhor software para sua empresa

Automatize com inteligência

Alimentado por BPMS, a automação das atividades realizadas pelo RPA está cada vez mais inteligente. Se já houver documentação que explore os processos que uma empresa implementa, quais são suas entradas e saídas e como são implementadas, fica mais fácil para a gestão entender o que os bots podem assumir.

Tarefas repetitivas que exigem muita matemática geralmente são uma excelente oportunidade para automação. Quando essas responsabilidades são deixadas para o robô, o tempo gasto em realizá-las é muito menor.

E como os robôs não se cansam nem se distraem, a chance de erros por fadiga ou causas externas desaparece completamente. Uma máquina falha apenas quando é instruída a cometer erros: se for bem programada, nunca cometerá erros. O resultado é o aumento da produtividade, pois o tempo gasto na execução e verificação de tarefas que costumavam consumir muito tempo é drasticamente reduzido.

Flexibilidade para investir em novos projetos

Outra vantagem que pode afetar a produtividade do negócio é a flexibilidade que o RPA oferece junto com o BPMS. Ao organizar a estrutura do processo da empresa e automatizar tudo o que for possível, é muito provável que os custos operacionais sejam reduzidos, enquanto a disponibilidade de mão de obra aumentará.

Essa conjuntura permite economia de custos, mas o mais interessante é aproveitar esses recursos sobrantes para explorar novos projetos e oportunidades de negócios. Com mais flexibilidade, a gestão pode direcionar as equipes para a execução de tarefas mais complexas, que aproveitam o verdadeiro potencial técnico dos profissionais.

Elimine atividades operacionais desnecessárias

Ninguém se forma em contabilidade apenas para coletar números e manter documentos em arquivo. Com alguém com essa qualificação na equipe, a gestão pode, por exemplo, usar seu conhecimento para reduzir o valor do imposto devido pela empresa ou reduzir legalmente as despesas financeiras.

Com a tecnologia RPA, os bots assumem a parte burocrática do trabalho. Responsabilidades difíceis, que exigem mais reflexão e melhor aproveitamento da capacidade da equipe, ficam nas mãos dos humanos, que, além de tudo, serão mais motivadores.

Gestão mais eficaz

Por fim, cabe destacar que a tecnologia RPA torna o planejamento de BPMS mais previsível e confiável. Não confunda a máquina para prever o tempo necessário para executar uma tarefa. Isso torna a gestão capaz de tomar decisões com mais precisão, o que aumenta a eficácia dos líderes da empresa: eles poderão planejar com menos incerteza. Além disso, essa redução de risco afeta a produtividade mais regular e provavelmente mais alta.

Compreender tudo sobre a tecnologia RPA certamente ajudará você e sua empresa a melhorar suas operações, alcançar um crescimento escalável e uma melhor produção. Afinal, até a ficção científica nos mostrou, há muitos anos, que é melhor estar do lado da tecnologia do que tentar vencê-la, certo?

Menos trabalho operacional, mais estratégia

A RPA está aqui para ajudar você e sua organização a serem mais produtivos e eficientes. Existem muitas razões pelas quais você pode se beneficiar dessa tecnologia, seja em operações com atividades repetitivas ou na captura de informações entre sistemas. Quando combinado com BPMS, é um sucesso garantido!

Vale ressaltar que essa tecnologia não substitui o principal na organização: as pessoas. Ela pode fazer o trabalho manual e burocrático, mas não faz a estratégia. Dessa forma ele não elimina as pessoas, pelo contrário, faz com que seus funcionários trabalhem no que é mais importante e no que é mais importante para eles, que são seus conhecimentos e habilidades.